【CTIシステムの活用例】テレアポの営業リストを作成する方法
アウトバウンドのコールセンター業務（企業側から顧客に架電すること）では「営業リスト」の存在が重要です。人の手で一から営業リストを作成することは簡単なことではありません。そこで活用したいのが、CTIシステムに搭載されている機能を使った営業リストの作成です。そこで、CTIシステムを活用してテレアポの営業リストを作成することについて解説します。
営業リストの重要性
コールセンターにおけるアウトバウンド業務では、「営業リスト」の存在が業務の成果を大きく左右すると言っても過言ではありません。
アウトバウンドによる電話営業では、オペレーターの経験やスキル、トークセンスなども当然ながら問われます。しかし、コールセンターの架電効率は、どちらかといえば営業リストの品質によって決まると言われているのです。
コールセンターの営業リストは、オペレーターの架電効率を上げることに大きく貢献しています。どれだけ確度の高い営業先を営業リストに入れられるかで成約率も大きく変わりますし、営業リストの管理方法によっても架電効率は大きく変動します。
適切に営業リストを作成・管理することによって顧客の傾向を把握し、属性ごとに訴求するべき項目をオペレーターが事前に把握したうえで架電することも可能になるため、「トークスクリプト」の改善にも貢献します。従来は手作業で一件ずつ顧客情報を集めて営業リストを作成していたので精度の高いリストを用意するのは簡単なことではありませんでしたが、現在ではCTIなどの顧客管理やコールセンター業務をサポートすることができるツールの存在が営業リストの作成を後押ししています。
CTIシステムの導入は、コールセンターの業務を多方面から支援し、その業務効率の改善やオペレーターの負担軽減に大きく貢献している実績があります。自社のコールセンターの営業リスト作成・管理の実態に不安を抱えているのであれば、CTIシステムを導入して効果的に営業リストの作成を実現しましょう。
営業リストの作成でCTIの導入を検討する際に見るべきポイント
現在、多くのCTIその他のコールセンター向けツールが流通しているため、何を基準にして導入ツールを選べば良いのか迷ってしまう方も多いでしょう。営業リスト作成ツールを選ぶにあたって、重視するべきポイントは以下の4つです。
・情報の入手元が明確であること
・抽出できる情報の鮮度が高いこと
・必要な情報が抽出できること
・検索条件が細かく分けられていること
CTIシステムを比較するにあたっては、特に最後の2つを重視した比較検討が重要です。必要な情報を抽出できなかったり、細かく検索条件を絞れないと、質の良い営業リストを作成することは難しくなってしまうでしょう。
コールセンターの営業リスト管理方法
コールセンターで営業リストを管理するにあたっては、いくつか注意するべきポイントがあります。
項目の設定
営業リストには、さまざまな「項目」を設定して管理することになります。
例えば、顧客に新しい商材を売り込むにあたって、どの属性に見込み顧客が多く存在するのかを見定める必要があります。そこで、さまざまな項目を設定して顧客情報を入力・管理することで、見込みのある属性をピックアップして効率よくテレアポを実施できるのです。
・顧客詳細
・企業情報
・接触履歴
・購買、取引詳細
上記の情報を項目に分けて管理することによって、どんな商材が、どんな傾向の顧客に対して効果的にマッチするのかを分析しやすくなります。項目数が多いほどソートしやすくはなりますが、項目数が多いと逆に使いづらくなる可能性もあります。
項目数が多いと、細かすぎる情報を毎回入力する必要があり、入力漏れや入力ミス発生する可能性が高まります。コールセンターで営業リストを管理する際には、管理のしやすさを考慮して項目設定を行う必要があるのです。
共有しやすい形式
営業リストを管理するにあたっては「共有しやすさ」を考慮することも重要です。
営業リストは、コールセンターのオペレーターだけでなく、コールセンターの管理責任者やその他さまざまな社員が関わることになります。そのため、関わる社員全員が共有しやすい形で運用できることが重要なのです。
例えば、エクセルなどの形式でインポート・エクスポートできる形式は、さまざまな場面で使いやすいです。どういった形式の共有方法が適しているかは現場ごとに異なりますので、無料体験等で実際に使い勝手を確認してからシステムを導入することをおすすめします。
まとめ：CTIシステムを活用して簡単に営業リストを作成しよう
CTIシステムを活用することで、効率よく営業リストを作成・管理することができます。コールセンター業務の改善は、さまざまな恩恵をもたらすことになるでしょう。営業リスト関連の機能についてもしっかりと吟味し、自社のコールセンターが抱えている問題を多く改善できるシステムを導入してください。
クラウド型アウトバウンドCTIシステム Mostable（モスタブル）では簡単に営業リストの共有・分配が可能です。また、リスト項目の内容をオペレーターにて修正可能で操作しやすいCTIシステムです。テレアポの営業リストを活用して業務効率を上げたいとお考えの企業様は是非ご相談ください。
