CTIの機能「リスト作成」の活用方法についてご紹介
アウトバウンドのコールセンター業務では「営業リスト」の存在が業務効率に大きく関わります。
一昔前までは手作業で作成していた営業リストですが、現在では「CTI」の機能を利用することで簡単にリスト作成が可能なのです。
そこで今回は、CTIのリスト作成機能の活用方法について解説します。
なぜ営業リストが必要なのか？
コールセンターのアウトバウンド業務において、営業リストの存在はアウトバウンド業務の業務効率に大きく関わります。
そもそも「アウトバウンド業務」とは、コールセンターのオペレーター側から顧客に発信し、営業の案内やテレアポなどを行う業務です。
たとえば、あなたが営業のために複数の企業に訪問しなければならないとしましょう。
どの企業に訪問するべきかを一からネットなどを使って調べていると、情報収集だけで相応の時間がかかることになるので、1日当たりに訪問できる企業数は限られてしまいます。
片っ端から目に見えている会社に訪問しても、自身が売り込んでいる商品に関係のない企業に訪問しても確実に門前払いされてしまうことでしょう。
もし、手元に「売り込む商品に興味を示す可能性のある企業のリスト」があれば、順番に訪問すれば良いだけなので情報収集に時間を取られることもなく、最初から確実に門前払いになるリスクも抑えられるでしょう。
このように、営業リストを作成しておくことは効率よく電話をかけるために必要であるため、とくに「質の良い営業リスト」を作成することはアウトバウンド業務において重要課題となります。
CTIを活用することで手間なくリスト作成できる
営業リストの重要性について理解できたところで、次に問題になるのは「どのように営業リストを作成するか」ということです。
人の手で一から営業リストを作成していては、時間がかかりますし、情報の精度にも不安が残る結果となります。
外部にリスト作成を委託したり、リストを販売している業者から購入するという方法もありますが、これらにはコストがかかるというデメリットがあるのです。
そこで活用したいのが、CTIに搭載されている「リスト作成機能」となります。
システムを介して自動的に情報収集し、営業リストを作成することができますので、人手もコストもかかりません。
CTIでのリスト作成で注意したいポイント
営業リストの作成で重要なのは「質の高い営業リストを作成できるか」という部分です。
これを達成するために、CTIを導入するにあたっては以下のポイントに注目しましょう。
情報の入手元が明確である
まずは、抽出する情報の入手元が明確であることは無視できないポイントです。
情報は信憑性を重視しなければ、適当な情報源から質の良くない営業リストを作成されてしまう可能性があります。
抽出する情報の情報源が信頼できるところであることは必ず確認しておきましょう。
抽出できる情報の鮮度が高い
次に、抽出できる情報の鮮度が良いことについても考慮しておきましょう。
営業先となる企業は、時間が経過することで営業項目が変更されたり、倒産している可能性もあります。
こうした古い情報をピックアップされてしまうと、営業リストの質が悪くなってしまうのです。
抽出できる情報ができるだけ新しいものであることは確認しておきましょう。
必要な情報が抽出できる
3つ目に、必要な情報が抽出できることについても確認しておきましょう。
営業リストでは、企業名や企業の所在地、連絡先電話番号などの最低限の情報だけでなく、営業項目やその他リスト作成に役立つさまざまな情報についても掲載しておくと、質の良い営業リストになります。
営業のための最低限の情報だけでなく、アウトバウンド業務に役立つさまざまな情報を抽出してリスト化できることについても確認しておくことをおすすめします。
検索条件が細かく分けられている
4つ目に、検索条件が細かく分けられていることも重要なポイントです。
営業リストを作成するにあたっては、どのような条件で営業先をピックアップするか、その条件を設定してリスト作成をスタートします。
このとき、細かく条件を設定できないと、使いにくい営業リストになってしまう可能性が高まるのです。
条件設定はCTIごとに細かさが異なりますので、使い勝手の良い検索条件の分けられ方をしているCTIを選定しましょう。
共有しやすい形式でエクスポートできる
5つ目に、共有しやすい形で出力できることも重要なポイントになります。
営業リストはコールセンター内だけでなく、営業担当やその他さまざまな部署においても活用の余地があります。
そのため、エクセルなどの形式でエクスポートしやすいシステムのほうが、営業リストの利便性が高まるのです。
まとめ：CTIで手軽に営業リストを入手しよう
営業リストはアウトバウンド業務において重要な要素であり、CTIのリスト作成機能で簡単に調達できます。
システムごとに営業リスト作成機能の品質も異なりますので、気になるシステムについては試用期間で使い勝手を確認したうえで導入を決定してください。
Mostableのクラウド型CTIシステムは営業リスト作成や修正などに対応したシステムをご準備しております。詳細のご確認やご検討の際はぜひお問い合わせください。
