テレアポが効果的な時間帯とは？オートコール機能の活用で業務効率化を
テレアポは「成功させる」ことが重要です。テレアポで失敗してしまう理由はいくつか考えられますが、中には「架電した時間帯に問題があった」というケースも少なからず存在します。架電の成功率を高めるためには、時間帯について意識することが有用です。そこで、今回の記事ではテレアポにおいて効果的な架電する時間帯について解説します。
取り合ってもらえなければテレアポは無駄打ちになってしまう
テレアポをする際、すべてが上手くいくわけではありません。成功の裏には多数の失敗があるもので、そこにある原因を取り除いていくことで成功の割合を高めていくことが可能になります。テレアポが失敗してしまう原因にはさまざまなものが考えられますが、ここでは「取り合ってもらえない」というよくあるケースを題材に考えてみましょう。
テレアポをした相手に取り合ってもらえない場合、「担当者が不在だった」「忙しくてそれどころではなかった」という理由であれば、タイミングさえ合えばCVにつながり得るので、根気強く続けていけば成功に転じる可能性があります。しかし、「タイミングが悪い」という理由であれば、それは相手の印象を悪くしてしまうため、2回目以降の可能性を奪ってしまう可能性の高い失敗だと言えます。
しかし、よほど特殊な相手でない限り、時間帯を意識したうえで架電すれば、「タイミングが悪い」という印象を与える可能性の大半は払拭することが可能です。では、具体的にどのような時間帯を意識して架電を行えばいいのでしょうか。続いては、そちらをテーマに確認していきましょう。
一般的に「テレアポが効果的な時間帯」とはいつなのか？
相手の都合というものは、日々の状況によっても、相手の立場や業種によっても異なるため、万人に都合の良い時間帯というものは存在しません。
しかし、だからといって皆が皆ばらばらに生活を送っているわけではありません。特に会社という組織であれば、そこには一般的に都合の良い・悪い時間帯が存在し、それを踏まえればテレアポに効果的な時間についても見えてきます。
ここでは、特に意識しておきたいテレアポに効果的な時間帯を4つに分けてご紹介します。
相手の始業から1時間経過している
一般的に、テレアポに対応してくれやすい時間帯として知られているのが「始業1時間経過後」です。
始業開始直後というのは、朝礼があったり、前日の引継ぎがあったりで、どの業種においても忙しいことが多いです。そのため、そのような時間帯にテレアポが来れば、忙しさのために応対するのが難しくなってしまいます。そのため、テレアポをするのであれば、始業準備がある程度落ち着く「始業1時間経過後」が効果的です。
ただし、注意したいのは、企業によって始業時間が違うことです。自社を基準に考えて架電すると、相手にとっては始業直後という可能性もあります。そのため、相手企業の始業時間はデータベースに登録しておき、始業1時間経過後のタイミングでオートコールをする設定にするなど工夫すれば、より効率の良いアプローチが可能となります。
終業前はリスクもある
就業前の時間も、テレアポをかけるには効果的な時間帯です。
業務というのは、就業の時間ちょうどにすべてが終わることは稀で、たいていの場合は就業が近づいた段階で終わらせる準備に入ります。そのため、新たな業務を抱えて忙しくしている人の割合が少なく、比較的架電に応えてくれやすい時間帯だと言えます。
しかし、業種によっては就業間際に忙しさのピークが来る場合もあり、そのような相手先の場合は逆効果になるので注意が必要です。
相手の業態を考える
テレアポの成功率を高め、効率よくコールセンターの業務を進めるためには「相手の業態を考える」ことも重要です。
テレアポの成功率を高めるためには、相手が忙しくなく、テレアポに対応する余裕があるタイミングを狙うことが必要です。しかし、どの時間帯に余裕があるかは、業態によってさまざまです。
たとえば、飲食店の場合には、来店客数が集中しやすい昼時や夕飯時といった時間帯は、1日の中で最も繁忙なタイミングです。このような時間帯に架電しても成約が取れないばかりか、印象を悪化させてしまう可能性もあるので、注意が必要です。
食事の時間帯は、調理と接客でテレアポに対応している時間はないでしょう。
続いて、販売店の場合では、終業間際は避けた方が無難です。販売店が1日の仕事を終えるためには、レジ締めなどの作業が必要となり、終業、つまり閉店の間際はその作業で忙しい場合が多いです。また、駆け込みの客への接客が入る可能性も高いため、このタイミングで架電しても出てもらえない可能性が高いです。
このように、業態によって忙しい時間帯が異なるため、そのような時間を避けた架電スケジュールを組むことが重要です。
避けるべき時間帯とは
業態を問わず都合の悪い時間というのも存在します。
代表的なのは「昼食時」と「終業後」です。
一般的な昼食時である12〜1時頃は、ほとんどの業界が昼休憩に当てています。そのため、この時間帯に架電したとしても、応対してもらうことは難しいでしょう。ただ、業態によってはシフト制で昼休憩を取る場合もあるので、そのような相手先に架電する場合は例外的に有効な場合もあります。
また、終業前は業態によっては効果的な場合もありますが、終業後は基本的にＮＧです。そもそも終業しているのだから会社に人がいない可能性が高いというのはもとより、仮に残っていたとしても、そのスタッフには残業をする理由があります。そのため、終業時間内より忙しく働いているケースが多く、そのようなタイミングで架電してもプラスの効果は得られません。テレアポをする際は、相手先の業務時間を確認したうえで行いましょう。
まとめ：時間帯によってテレアポの成功率は異なる、相手の気持ちになって架電する時間帯を考えよう
テレアポをする際、相手の都合が悪い時間帯を避けることが大切です。しかし、都合というのは人それぞれ、そこに客観的な正解はありません。ただ、相手の気持ちになって考えてみることで、都合の良し悪しが見えてきやすくなります。
テレアポを行う際は、機械的な業務として取り組むのではなく、架電前に相手のことを思いやることが大切です。そのような姿勢で業務を続ければ、結果は必ずついてくるはずです。
オートコール機能や顧客管理機能など、CTIの機能を駆使しつつ、相手にとって都合の良い時間帯を考慮したうえでテレアポを実施しましょう。
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