安いCTIシステムを導入したい!比較・検討時の確認ポイント

安いCTIシステムを導入したい!比較・検討時の確認ポイント

コールセンターの業務効率化の観点から、CTIシステムの導入は必須であると言われています。

コールセンターの管理運営担当者からすれば、CTIシステムの導入に関して、なるべくコストをかけたくないと思うのは当然のことかもしれません。

今回は、なるべくコストをかけずにCTIシステムを導入するために、比較・検討をする際の確認ポイントについて解説します。CTIシステムの導入を検討される際のご参考になれば幸いです。

CTIシステム導入にかかる費用とは

CTIシステムを導入する際には、どのような費用があり、どのような要素で費用が変わるのか、相場はどれくらいなのかなどを把握しておく必要があるでしょう。
ここでは、CTIシステムの費用や相場などを解説します。

CTIシステムの費用

CTIシステムにかかる費用は、初期導入費用と保守管理費用(年間/月額)、利用料(年間/月額)などです。

CTIシステムの種類によって、かかる費用が異なり、一般的には、オンプレミス型とクラ
ウド型では以下のように費用が異なります。

CTIシステムの種類費用
オンプレミス型初期導入費用+保守管理費用(年間/月額)
クラウド型初期導入費用+保守費用+利用料(年間/月額、単価×席数・同時通話数・ID数)
※サービス提供会社によって初期費用や保守費用がかからない場合があります。

また、CTIシステムには、インバウンド型とアウトバウンド型、どちらにも対応できる両用型があり、それによっても費用が違ってくるのです。

ちなみに、アウトバウンド型は、通話料も発生し、「分課金/秒課金」と課金形態も異なりますので、コストが抑えられるシステムプランを選択しましょう。

CTIシステムの費用相場

CTIシステムの費用相場に関しては、オンプレミス型とクラウド型で以下のように費用の違いがあります。

CTIシステムの種類費用相場
オンプレミス型 ①初期導入費用(サーバーの買取費用など)
 ・小規模のもの:50万円~数百万円
 ・大規模のもの:一般的に高額、中には1億円以上も
②保守管理費用(年間/月額)
 ・初期費用の5~20%
クラウド型 ①初期導入費用
 ・小規模のもの:1万円程度
 ・大規模のものでも、50万円程度
②保守費用+利用料(年間/月額、単価×席数・同時通話数・ID数)
 ・単価は数万円程度

初期費用を抑えたいなら、クラウド型がおすすめです。
ただし、ランニングコストでは、クラウド型のほうが費用がかかるケースもあります。

CTIシステムを比較・検討する際に確認するポイント

CTIシステムを少しでも安く導入するために、数社から相見積もりを取得して決定するかと思います。
CTIシステムを比較・検討する際に確認するポイントは、以下のようなことです。
すべてを満たさなくても、自社のニーズに合わせて優先順位をつけましょう。

・通話品質は良いか
・サービス提供会社の導入実績は豊富か
・保守管理費用やバージョンアップの費用はかかるのか
・他のシステムとの連携ができるか
・セキュリティやサポート体制はしっかりしているか
・システム構築までの期間はどれくらいか
・リモートワークに対応できるか
・分析機能や教育研修支援機能は充実しているか
・管理者がオペレーターの稼働状況を一元管理できる機能があるか

CTIシステムは、インバウンドでもアウトバウンドでも、顧客との通話業務となりますので、通話品質を確認する必要があります。

また、サービス提供会社に関しても、導入実績・サポート体制などを比較しましょう。
他方、CTIシステムは、「電話制御機能」「ポップアップ機能」「録音・着信履歴機能」など基本機能はどの製品でもあまり変わりなく、確認すべきは、自社のCRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)など既存のシステムとの連携が可能かどうかです。

さらに、CTIシステムの機能面に関する確認ポイントは、分析機能や教育研修支援機能、オペレーターの稼働状況の一元管理機能など、自社のコールセンターの管理運営に必要な機能が装備されているかどうかということです。

加えて、システム構築までの期間の確認も必須で、短期間でCTIシステムを導入したい場合には、クラウド型がおすすめです。

CTIシステムの選び方

CTIシステムを比較・検討するポイントを把握して、自社のニーズに合うように優先順位付けしたら、CTIシステムを選びましょう。
CTIシステムを選ぶ方法は以下のとおりです。

・インバウンド型、アウトバウンド型、両用型のどれにするかを決める
・オンプレミス型かクラウド型かを決める
・必須機能や不要な機能を決める
・予算を決める
・サービス提供会社や商品を決める

まとめ:比較・検討時の確認ポイントを押さえて低コストでCTIシステムを導入しましょう!

これまで、なるべくコストをかけずにCTIシステムを導入するために、比較・検討をする際の確認ポイントについてご紹介しました。

CTIシステム導入時に、比較・検討する際の確認すべきポイントを押さえた上で、優先順位をつけておけば、自社に適したCTIシステムを低コストで導入することが期待できます。
今回の記事を参考に、なるべくコストを抑えて自社に適したCTIシステムを導入しましょう。

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