【CTIの機能】テレアポの効率化を助けるオートコールとは?


コールセンターでは、限られた人数で数多くの顧客とやりとりをするため、業務がひっ迫することも珍しくありません。アウトバウンド業務のコールセンターにおいて役立つのが、CTIシステムが持っている「オートコール」というシステムです。そこで、テレアポの効率を改善することができるオートコール機能について解説します。

CTIのオートコールとは?

CTIが搭載している「オートコール機能」とは、指定した日時に、指定した対象(電話番号)に向けて自動的に電話を掛けてゆく自動応答システムのことです。顧客に電話がつながると、あらかじめ録音しておいたメッセージが流れて、顧客は指定されたダイヤルをプッシュすることによって回答します。その回答内容はシステムによって出力されます。

このとき、録音メッセージは変更することが可能であるため、さまざまな属性・業種・業態のターゲットリストを自動的に構築することが可能です。オペレーターによる発信作業が不要であるため、オペレーターは人間の手による作業が必要な業務に集中することができ、オペレーターの負担軽減とコールセンターの業務効率の改善に役立ちます。

オートコール機能のメリット

オートコールを活用することによって、テレアポ業務において以下のようなメリットが発生します。

オペレーターの負担を軽減できる

オートコール機能を活用することによって、コールセンターのオペレーターの負担を軽減することができます。

データを収集する形式のテレアポの場合、オペレーターの手による作業の場合だと顧客にコールしてやり取りを行い、データを手入力する必要があります。この作業は非常に手間がかかるため、相応のデータ量を確保するためには相当な人員配置が必要になるでしょう。

オートコールは、自動メッセージの編集作業は必要になりますが、コール作業とデータの編集作業はシステムが自動的に行ってくれるため、オペレーターの手を煩わせる必要がありません。オペレーターは人の手が必要な業務に専念できるため、オペレーターの負担は大幅に軽減されます。

短時間で多くのデータを収集できる

オートコール機能を活用することによって、短時間でも数多くのデータを収集することが可能になります。

オペレーターの手によるテレアポの場合、どうしても手間がかかってしまいます。人員の配置も必要になりますし、1人あたりの作業量にもどうしても限界が発生します。短時間で多くのデータを収集するには人件費がかかりますし、オペレーターが本来の業務に専念できないというデメリットも発生するでしょう。

オートコールは、自動メッセージで最低限のコミュニケーションだけを行うため、1件当たりの発信時間は最低限の時間で済みます。また、システムを駆使することで短時間で多くの顧客に発信することができるため、短時間でも多くのデータを収集することが可能なのです。

人件費を削減できる

オートコール機能を活用することによって、テレアポの人件費を削減することが可能になります。

オペレーターを数多く配置すれば、それだけ多くの着信・発信に対して対応することができます。しかし、オペレーターを雇用するということはそれだけ多くの「人件費」が発生することになります。ビジネスの世界では利益のために費用を削減することも重要であり、人件費の発生は簡単に容認できるものではありません。

オートコール機能を活用することで、オペレーターの手を使わなくてもデータ収集のためのテレアポを実施することができます。システムの利用料は発生しますが、このテレアポに必要な人件費は基本的に発生しないため、費用削減に大きく貢献するでしょう。

オートコール機能のデメリット

オートコール機能にはさまざまなメリットがありますが、一方でオートコール機能を用いたテレアポには弱点があります。

最大の弱点は「人の手による作業には適さない」ということです。例えば、テレアポに際してこちらから顧客に対して何らかの提案をするということは、システムであるオートコールには不可能なことです。オートコール機能は機械的に可能な作業にだけ特化しているため、曖昧な内容を含む提案やクローズなどの作業には適さないのです。

こうした分野に関しては、オペレーターの手を利用することが必要になります。オートコール機能を活用することでオペレーターの負担を軽減し、必要な作業にオペレーターを配置することで、オペレーターのポテンシャルを必要な部分に集中することができ、コールセンター全体の効率を大幅に改善することにつながります。

まとめ:オートコールはテレアポを効率化する!

CTIのオートコール機能を活用することで、コールセンターのテレアポ業務は大幅に改善されます。自社のコールセンターのテレアポ業務に人手を十分に割けないという場合は、オートコール機能を搭載しているCTIを導入し、オペレーターの負担を軽減して効率よくテレアポを実施してください。

クラウド型アウトバウンドCTIシステム Mostable(モスタブル)でもオートコール機能を使用することができます。オペレータの負担を軽減したい、効率よく架電したいとお考えの企業様は是非お問い合わせください。

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